因为经常要做周报、月报PPT,每次重复的的操作效率很低,这里整理了一套可以自动生成PPT的办法。
首先,大概思路是这样的。周报、月报这类经营分析类PPT一般都是由表格、图表以及分析文字组成的,整体结构相对固定。
先利用EXCEL的获取数据功能获取数据库、网页数据,或者手工建立一个基础表(数据库);然后用EXCEL生成表格,图表,并利用函数生成分析文字(可根据数据更新);再通过PPT直接调用EXCEL内容建立PPT模板。
做好了EXCEL基础表和PPT模板,每次使用的时候只要重新访问数据库或修改基础表,PPT就能直接更新,自动生成。
第一步:建立EXCEL基础表(数据库)
比如手工建立一张每月的销售报表,作为基础表。
也可以通过EXCEL的获取数据功能通过网页、文本、或者访问数据库(如SQL等)获取数据
不懂的话看这篇
Excel数据获取 - 可乐数据分析之路的文章 - 知乎
关于访问SQL数据库,由于目前没有环境,还没试过。
第二步:EXCEL生成PPT展示元素
这部分其实就是通过excel把你想在PPT上呈现的内容都做出来。
表格:这个就不用说了吧,通过EXCEL各种公式对基础表里的数据进行各种求和、环比、同比、排名等,基础表更新表格同步更新。图表:这也不用多说,通过基础表生成各种图表分析文字:PPT页面中往往有对数据分析的总结性文字。这部分文字如何自动生成并根据原始数据更新而变化呢?很简单使用TEXT函数+&连接符最后把所有元素按照希望在PPT上呈现的效果进行排版
最后一步:PPT调用EXCEL
这步很重要,选中要在PPT中展示内容所在的“单元格”,复制
打开PPT,粘贴-选择性粘贴-粘贴链接,注意不能用ctrlV,这就把excel中的所有元素都调用过来了
按照上述的办法,精心编辑好每个PPT页面,做成一个可以长期使用的模板
放大招:一键生成PPT
每周或每月要做PPT的时候,只要更新EXCEL基础表的数据,保存后,打开PPT文件,点击“更新链接”,PPT就会自动关联EXCEL的数据,更新相关文字、表格、图表等内容,数十P的PPT瞬间生成,有没有很香?!
最后几点说明:
PPT和EXCEL放在同一个目录下;PPT和EXCEL不要变更名称,变更会导致断链;断链如何处理看这里:
/article/e2284b2b206daea3e7118d3b.html
3.第一次更新PPT链接的时候,先打开EXCEL,这样更新链接比较快;
4.更新后的PPT,每次打开就不用更新链接,直接取消即可。如果EXCEL数据有更新,PPT再更新即可。
就说这么多了,不需要VBA,不需要函数,是不是很简单,希望有帮到你。