使用公式与 Excel中常用函数
1.使用公式的基本方法
本知识点考核的概率约为30%,使用公式主要有以下两种方法:
方法一:直接在单元格中输入公式,如
“=A1+B1”,按回车键确认。
方法二:在编料栏”中输入公式,按Enter键或单击“编辑栏”左侧的“输入”按钮√四确认。同时编辑栏最左侧的“名称框”中不再显示单元格地址,而是变成了“函数”下拉框,可以从中选择要插入的函数。
输入单元格地址时,可以手动键入单元格地址，也可以单击该单元格,例如要在C1单元格中输入“＝A1+B1”,操作步骤如下：
步骤1:单击C1单元格,在其内输入“=”,然后单击A1单元格,这时编辑区中会自动输人A1。
步骤2:在C1编辑区内输入“+”,单击B1单元格，编辑区会自动输入B1。最后按 Enter键,完成公式计算。
说明:在公式中所输入的运算符都必须是西文的半角字符。
2.使用函数的基本方法
本知识点考核的概率约为90%,函数的使用和公式类似,主要有以下三种方法:
方法一:用户对函数名称和参数都比较了解的情况下,可以直接在单元格或编辑栏中输入函数,按Enter键或单击“编栏”左侧的“输入”按钮√回确认。
方法二:通过“函数库”选项组输入公式,操作步骤如下：
步骤1:在要输入函数的单元格中单击鼠标左键,使其成为活动单元格。
步骤2:输入等号“=”,在“公式”选项卡一“函数库”选项组中,选择某一函数类别。
步骤3:在打开的函数列表中单击所需要的函数打开“函数参数”对话框。
步骤4:在“函数参数”对话框中设置函数的参数。可以单击对话框左下角的“有关该函数的帮助”按钮获得帮助信息。
步骤5:设置完毕,单击“确定”按钮。
方法三:通过“插入函数”按钮插入公式,操作步骤如下：
步骤1:在要输入函数的单元格中单击鼠标左键,使其成为活动单元格。
步骤2:输入等号“=”,在“公式”选项卡一“函数库”选项组中单击“插入函数”按钮,打开“插入函数”对话框。
步骤3:在对话框中选择需要的函数,单击“确认按钮,将会同样打开“函数参数”对话框。
3.Excel中的常用函数
Excel中的常用函数有求和函数、平均值函数、计数函数、IF函数、 VLOOKUP函数等。
下面介绍各个函数的应用。
(1)常用函数简介
①绝对值函数ABS( Number)
主要功能:求出参数的绝对值。
参数说明; Number表示需要求绝对值的数值或引用的单元格。
应用举例:=ABS(-2)表示求-2的绝对值；=ABS(A2)表示求单元格A2中数值的绝对值。
②最大值函数MAX( Number, Number2……)
主要功能:求出各个参数中的最大值。
参数说明:参数至少有一个,且必须是数值,最多可包含255个。
应用举例:如果A2:A4中包含数字3，5，6,则:
MAX(A2:A4)返回值为6；
=MAX(A2:A4,1,8,9,10),返回值为10。
说明:如果参数中有文本或逻辑值,则忽略。
③最小值函数MIN( Number, Number2……)
主要功能求出各个参数中的最小值
参数说明:参数至少有一个,且必须是数值,最多可包含255个。
应用举例:如果A2:A4中包含数字3、5、6,则:
=MIN(A2:A4)返回值为3;
=MN(A2:A4,1,8,9,10),返回值为1。
说明:如果参数中有文本或逻辑值,则忽略。
④四舍五入函数 ROUND( Number,Num_ digits)
主要功能:按指定的位数Num_ digits对参数Number进行四舍五入。
参数说明:参数 Number表示要四舍五入的数字;参数Num_ digits表示保留的小数位数。
应用举例:= ROUND(227.568，2)返回结果为227.57。
⑤取整函数 TRUNC( Number,[Num_ digits])
主要功能:截取日期或数字,返回指定的值。
参数说明:将参数 Number的小数部分截去,返回整数;参数 Num_digits为取精度数,默认为0
应用举例:= TRUNC(227.568)返回结果为227。
＝TRUNC(-227.568)返回结果为-227
⑥向下取整函数 INT( Number)
主要功能:将参数 Number向下舍入到最接近的整数, Number为必需的参数。
参数说明: Number表示需要取整的数值或引用的单元格。
应用举例:=INT(227.568)返回结果为227;
=INT(-22.568)返回结果为-228。
(2)求和函数简介
①求和函数SUM( Number1,[ Number2]……)
主要功能:计算所有参数的和。
参数说明:至少包含一个参数 Number1,每个参数可以是具体的数值、引用的单元格(区域)、数组、公式或另一个函数的结果。
应用举例:=SUM(A2:A10)是将单元格A2-A10中的所有数值相加;=SUM(A2,A10,A20)是将单元格A2、A10和A20中的数字相加。
说明:如果参数为数组或引用,只有其中的数字可以被计算,空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略。
②条件求和函数 SUMIF( Range, Criteria.,[Sum_Range])
主要功能:对指定单元区域中符合一个条件的单元格求和。
参数说明: Range必需的参数。条件区域，用于条件判断的单元格区域；
Criteria必需的参数。求和的条件,判断哪些单元格将被用于求和的条件;
Sum_Range可选的参数。实际求和区域，要求和的实际单元格、区域或引用。如果Sum_Range参数被省略, Excel会对在 Range参数中指定的单元格求和。
应用举例:= SUMIF(B2:B10,">5,C2:C10)，表示在区域B2：B10中，查找大于5的单元格，并在C2:C10区域中找到对应的单元格进行求和。
说明:在函数中,任何文本条件或任何含有逻或数学符号的条件都必须使用双引号("")括起来。
如果条件为数字,则无需使用双引号。
③多条件求和函数 SUMIFS(Sum_ange,Criteria_Rangel, Criterial, [Criteria_Range2, Criteria2]……)
主要功能:对指定单元格区域中符合多组条件的单元格求和。
参数说明:Sum_ Range必需的参数。参加求和的实际单元格区域；
Criteria_ Range1必需的参数。第1组条件中指定的区域；
Criterial必需的参数。第1组条件中指定的条件;
Criteria_ Range2, Criteria2可选参数。第2组条件,还可以有其他多组条件。
应用举例:= SUMIFS(A2:A10,B2:B10,">0”,C2:C10,"<5”)表示对A2:A10区域中符合以下条件的单元格的数值求和:B2:B10中的相应数值大于0且C2:C10中的相应数值小于5。
④积和函数 SUMPRODUCT(array1,array2,array3,……)
主要功能:先计算出各个数组或区域内位置相同的元素之间的乘积，然后再计算出它们的和。
参数说明:可以是数值、逻辑值或作为文本输入的数字的数组常量，或者包含这些值的单元格区域，空白单元格被视为0。
应用举例
区域计算要求：计算A,B,C三列对应数据乘积的和。
公式:= SUMPRODUCT(A2:A6,B2:B6,C2:C6)；
计算方式:=A2*B2*C2+A3*B3*C3+A4*B4*C4+A5*B5*C5+A6*B6*C6即三个区域A2:A6,
B2:B6,C2:C6同行数据积的和。
数组计算要求：把区域A2;A6,B2:B6,C2;C6数据按一个区城作为一个数组,即A2:A6表示为数组{A2;A3;A4;A5;A6},B2:B6的表示为数组{B2;B3;B4;B5;B6},C2:C6表示为数组{C2;C3;C4;C5;C6}。
公式:SUMPRODUCT({A2;A3;A4;A5;A6},{B2;B3;B4;B5;B6},{C2;C3;C4;C5;C6}),其中单元格名称在计算时候要换成具体的数据。
下条件的
说明:数组参数必须具有相同的维数。
(3)平均值函数简介
①平均值函数 AVERAGE,( Number1, [Number2],......)
主要功能:求出所有参数的算术平均值。
参数说明:至少包含一个参数,最多可包含255个
应用举例:= AVERAGE(A2:A10)表示对单元格区城A2到A10中的数值求平均值;
= AVERAGE(A2:A10,C10)表示对单元格区域A2到A10中数值与C10中的数值求平均值。
说明:如果引用区域中包含“0”值单元格,则计算在内:如果引用区域中包含空白或字符单元格则不计算在内。
②条件平均值函数 AVERAGEIF( Range, Criteria,[Average_range])
主要功能:对指定单元格区域中符合一组条件的单元格求平均值。
参数说明:Range必需的参数。进行条件对比的单元格区域。
Criteria必需的参数。求平均值的条件,其形式可以为数字、表达式、单元格引用、文本或函数。
Average_ range可选的参数。要求平均值的实际单元格区域。如果Sum_ Range参数被省略, Excel会对在 Range参数中指定的单元格求平均值。
应用举例:= AVERAGEIF(B2:B10,"<5000)表示对B2:B10区域中小于5000的数值求平均值;
= AVERAGEIF(B2:B10,"<5000",C2:C10)表示在区域B2:B10中,查找小于5000的单元格,并在C2:C10区域中找到对应的单元格求平均值。
③多条件平均值函数 AVERAGEIFS(Average_range,Criteria_range1,Criterial, [Criteria _range2, Criteria2]……)
主要功能:对指定单元格区域中符合多组条件的单元格求平均值。
参数说明: Average_ range必需的参数。要计算平均值的实际单元格区域;
Criteria_range1必需的参数。第1组条件中指定的区域；
Criteria1必需的参数。第1组条件中指定的条件；
Criteria_ Range2, Criteria2可选参数。第2组条件,还可以有其他多组条件。
应用举例:= AVERAGEIFS(A2:A10,B2:B10,">0”,C2:C10,"<5")表示对A2:A10区域中符合以下条件的单元格的数值求平均值：B2:B10中的相应数值大于0、且C2:C10中的相应数值小于5。
(4)计数函数简介
①计数函数 COUNT(Value1, [Value2],…)
主要功能:统计指定区域中包含数值的个数,只对包含数字的单元格进行计数。
参数说明:至少包含一个参数,最多可包含255个。
应用举例:= COUNT(A2:A10)表示统计单元格区域A2到A10中包含数值的单元格的个数。
②计数函数 COUNTA( Value1,[ Value2],…)
主要功能:统计指定区域中不为空的单元格的个数,可以对包含任何类型信息的单元格进行计数。
参数说明:至少包含一个参数,最多可包含255个。
应用举例:= COUNTA(A2:A10)表示统计单元格区域A2到A10中非空单元格的个数。
③条件计数肉数 COUNTIF( Range, Criteria)
主要功能:统计指定单元格区域中符合单个条件的单元格的个数。
参数说明: Range必需的参数。计数的单元格区域；
Criteria必需的参数。计数的条件。条件的形式可以为数字、表达式、单元格地址或文本。
应用举例:= COUNTIF(B2:B10,">50")表示统计单元格区域B2~B10中值大于50的单元格的个数。
说明:允许引用的单元格区域中有空白单元格出现。
④多条件计数函数 COUNTIFS(Criterial_range1, Criteria,[Criteria_range2, Criteria2]……)
主要功能:统计指定单元格区域中符合多组条件的单元格的个数。
参数说明: Criteria_ range1必需的参数。第1组条件中指定的区域;
Criterial必需的参数。第1组条件中指定的条件,条件的形式可以为数字、表达式、单元格地址或文本。
Criteria _Range2, Criteria第2组条件,还可以有其他多组条件。
应用举例= COUNTIES(A2:A10,">50",B2:B10,"<100")表示统计同时满足以下条件的单元格所对应的行数:A2:A10区域中大于50的单元格且B2:B10区域中小于100的单元格。
(5)IF函数
逻辑判断函数IF(Logical_test,[Value_if_true],[Value_if_false])
主要功能:如果指定条件的计算结果为TRUE,IF函教返回一个值:计算结果为FALSE,IF函数返回另一个值。
参数说明: Logical必需的参数。指定的判断条件；
Value _if _true必需的参数。计算结为TRUE时返回的内容,如果忽略则返回“TRUE"；
Value _if_ false必需的参数。计算结果为 FALSE时返回的内容,如果忽略则返回“ FAISE"。
应用举例:=IF(G2>=60,"及格”,”不及格”),表示如果C2单元格中的数值大于或等于60,则显示
及格”字样,反之显示“不及格”字样。
＝IF(C2>=90,"优秀",IF(C2＞=80,"良好",IF(C2>=60,"及格”,"不及格")))表示以下对应关单
系:
单元格C2中的值 公式单元格显示的内容
C2>=90 优秀
90>C2>=80 良好
80>C2>=60 及格
C2<60 不及格
(6) VLOOKUP函数
垂直查询函数VLOOKUP( Lookup_value,Table_array, Col _index_num, [Range_ lookup])
主要功能:搜索指定单元格区域的第1列,然后返回该区域相同一行上任何指定单元格中的值。
参数说明; Lookup_ value必需的参数。查找目标,即要在表格或区域的第1列中搜索到的值;
Table_aray必需的参数。查找范围,即要查找的数据所在的单元格区域;
Col _index_num必需的参数。返回值的列数,即最终返回数据所在的列号;
Range_ lookup可选参数。为一逻辑值,决定查找精确匹配值还是近似匹配值。如果为TRUE或被省略,则返回近似匹配值,也就是说,如果找不到精确匹配值,则返回小于 Lookup_ value的最大数值;如果为FALSE,则返回精确匹配值;如果找不到精确匹配值
则返回错误值#N/A。
应用举例:= VLOOKUP(1,A2:C10,2)要查找的区域为A2:C10,因此A列为第1列,B列为第2列,C列为第3列。表示使用近似匹配搜索A列(第1列)中的值1,如果在A列中没有1,则近似找到A列中与1最接近的值,然后返回同一行中B列(第2列)的值。
说明:在参数 Table_aray指定的区域中:在第1列中查找与参数 Lookup_value相同值的单元格,找到符合目标的单元格,取同一行其他列的单元格值,列号由参数 Col_index_ num指定,参数 Range_okup决定取值的精确度。
(7)RANK函数
排位函数RANK.EQ( Number,ref,[order])和RANK. AVG(Number, ref, [order])
主要功能:返回一个数值在指定数值列表中的排位;如果多个值具有相同的排位,使用函数RANK.AVG将返回平均排位;使用函数RANK.EQ则返回实际排位。
参数说明: Number必需的参数。表示需要排位的数值；
ref必需的参数。表示要査找的数值列表所在的单元格区域；
order可选的参数。指定数值列表的排序方式(如果为order为0或者忽略,则按降序排名,即数值越大,排名结果数值越小;如果为非0值,则按升序排名,即数值越大,排名结果数值越大)。
应用举例:= RANK(A2,$A$1:$A$10,0),表示求取A2单元格中的数值在单元格区域A1:A10中的降序排位。=RANK(A2,$A$1:$A$10,1),表示求取A2单元格中的数值在单元格A1:A10中的升序排位。
说明:在上述公式中,我们让Number参数采取了相对引用形式，而让ref参数采取了绝对引用形式(增加了一个$符号)，这样设置后,选中公式所在单元格,将鼠标移至该单元格右下角,按住左键向下拖拉填充柄,即可将上述公式快速复制到该列下面的单元格中,完成其他数值的排位统计。
(8)且期时间函数简介
①当前日期和时间函数NOW( )
主要功能:返回当前系统日期和时间。
参数说明：该函数不需要参数。
应用举例:输入公式=NOW( ),确认后即可显示出当前系统日期和时间。如果系统日期和时间发生了改变,只要接下F9功能键,即可让其随之改变。
②当前日期函数TODAY()
主要功能:返回当前系统日期。
参数说明:该函数不需要参数。
应用举例:输入公式=TO0AY()，确认后即可显示出当前系统目期。如果系统日期发生了改变,只要按一下F9功能键,即可让其随之改变。
③年份函数YEAR( Serial_ number)
主要功能:这回指定日期或引用单元格中对应的年份。返回值为1900到9999之间的整数。
参数说明: Serial_ numbe必需参数。是一个日期值,其中包含要查找的年份。
应用举例:直接在单元格中输人公式=YEAR("/12/25"),返回年份。
当在A2单元格中输入日期"/12/25"时,公式=YEAR(A2)返回年份。
说明:公式所在的单元格不能是日期格式。
④月份函数 MONTH( Serial _number)
主要功能:返回指定日期或引用单元格中对应的月份。返回值为1到12之间的整数。
参数说明: Serial _number必需参数。是一个日期值,其中包含要查找的月份。
应用举例:直接在单元格中输人公式=MONTH("-12-18")返回月份12。
(9)文本类函数简介
①文本合开函数 CONCATENATE(Tex1,[Text2]……)
主要功能:将几个文本项合并为一个文本项。
参数说明:至少有一个参数,最多有255个。参数可以是文本、数字、单元格地址等。
应用举例:如在单元格A2和A10中分别输入文字“学习”和“计算机”,在B2单元格中输入公式= CONCATENATE(A2,A10,"等级考试"),则结果为“学习计算机等级考试”。
说明:文本连接符&与函数 CONCATENATE的功能基本相同,例如公式= CONCATENATE(A2,
A10,"等级考试")可以改为:= CONCATENATE(A2&A10&"等级考试")也能达到相同的目的。
②截取字符串函数MID(Text,Start_num,Num_chars)
主要功能:从文本字符串的指定位置开始,截取指定数目的字符。
参数说明:Text必需参数。代表要截取字符的文本字符串;
Start _num必需参数。表示指定的起始位置；
Num_ chars必需参数。表示要截取的字符个数。
应用举例:例如在B2单元格中有文本“学习一下计算机等级考试”,在B1单元格中输入公式=MID
(B2,8,4),表示从单元格B2中的文本字符串中的第8格字符开始截取4个字符,结果为”等级考试”。
说明:截取字符串函数MID与文本合并函数CONCATENATE经常联合使用,表示先使用MID截取字符,再使用 CONCATENAT将所截取字符与原有文本连接起来。
③左侧截取字符串函数LEFT(Text,[Num_chars])
主要功能:从文本字符串的最左边(即第一个字符)开始、截取指定数目的字符。
参数说明:Text必需参数。代表要截取字符的文本字符串;
Num_ chars可选参数。表示要截取的字符个数必须大于或等于0,如果省略,默认值为1。
应用举例:B2单元格中有文本“学习一下计算机等级考试”,在B1单元格中输入公式=LEFT(B2,4)表示从单元格B2中的文本字符串中截取前四个字符,结果为“学习一下”。
④右侧截取字符串函数 RIGHT(Text,[Num_chars])
主要功能:从一个文本字符串的最右边(即最后一个字符)开始,截取指定数目的字符。
参数说明:Text必需参数。代表要截取字符的文本字符串;
Num_ chars可选参数。表示要截取的字符个数。必须大于或等于0,如果省略,默认值为1。
应用举例:B2单元格中有文本“学习一下计算机等级考试”,在BI单元格中输入公式= RIGHT(B2,4)表示从单元格B2中的文本字符串中截取后四个字符,结果为“等级考试”。
⑤删除空格函数TRIM(Text)
主要功能;删除指定文本或区域中的空格
参数说明:Text表示需要删除空格的文本或区域
应用举例:TRIM(" 计 算 机 ")表示删除中文文本的前导空格、尾部空格以及字间空格
⑥字符个数函数LEN(Text)
主要功能:统计并返回指定文本字符串中的字符个数。
参数说明:Text为必需的参数,代表要统计其长度的文本,空格也将作为字符进行计数。
应用举例:如果在A2单元格中有文本“计算机”，则在C2单元格中输入公式“=LEN(A2)”，表示统计A2单元格中的字符串长度，结果为“3”。
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