使用 Microsoft Exchange Server 帐户进行脱机工作
如果正在使用 Microsoft Exchange Server 帐户，则邮件会保存在服务器的邮箱中。 连接到服务器并联机工作时，可使用 Outlook 中的所有功能，例如打开项目、在文件夹间移动项目以及删除项目。 但在脱机工作时，无法访问该服务器上的任何项目。 此时可使用计算机的脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 中保存的脱机文件夹。
脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 文件是 Exchange 邮箱的副本。 联机工作时，此文件会自动与服务器同步从而使两个副本一致，在一个副本中进行的修改也会应用到另一个副本。 如果无法建立到 Exchange 的连接，则可将 Outlook 配置成自动脱机启动。 也可以在联机和脱机连接状态之间手动切换并选择让哪些 Exchange 文件夹在本地计算机上保持为最新。
如果使用 Exchange 帐户，推荐您使用缓存 Exchange 模式。 如果使用缓存 Exchange 模式，脱机工作的大多数理由就不存在了。 缺少网络连接这一问题您实际上是感觉不到的，因为您可以继续使用您的项目。
默认情况下，缓存 Exchange 模式会创建并使用脱机 Outlook 数据文件 (.ost)，然后下载和维护所有邮箱文件夹中的项目的同步副本。 可在自己的计算机上使用自己的信息，Outlook 会将该信息与服务器进行同步。
无论您是在办公室、在家里或者在飞机上，网络的变化或者可用性对您来说都是透明的。 当您到 Exchange 的连接中断时，您可以继续使用您的数据。 在连接恢复后，Outlook 将自动同步所做的更改，服务器上的文件夹和项目与您的计算机上的文件夹和项目又会完全一样了。 到服务器的连接管理和保持数据的更新是由 Outlook 来处理的。 不需要切换到脱机工作，也不需要一直尝试重新连接到服务器 － 一切都是自动完成的。
缓存 Exchange 模式还使您免于设置发送/接收组，因为它会选取您希望脱机时可用的文件夹，并使这些文件夹保持同步。
仍然可能需要您来选择脱机工作的唯一情况是：当您希望更进一步控制要向您的 Exchange 邮箱的本地副本中下载哪些内容时。 这可能包括以下情况：您正在使用根据传输的数据量来进行收费的连接或者服务。 缓存 Exchange 模式会将所有内容保持为最新。 脱机工作允许您使用发送/接收组来完善需要进行同步处理的信息的类型和数量。
如果未使用 Exchange 帐户，会怎么样？ 很多人使用来自 Internet 服务提供商 (ISP) 的 POP3/IMAP 帐户，或者使用基于 Web 的帐户，如 (以前称为 Hotmail)。
最快捷的脱机工作方式是使用默认的 Outlook 设置。 如果想要自定义这些设置(包括脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 的保存位置)，请遵循自定义设置说明操作。
快速设置
在“发送/接收”选项卡上的“首选项”组中，单击“脱机工作”。
若要设置脱机 Outlook 数据文件 (.ost)，请单击“确定”。
默认情况下，“启动时提醒以便选择是否脱机或联机工作”复选框处于选中状态。 如果想要在连接可用时始终让 Outlook 联机工作，请清除此复选框。
创建脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 后，退出并重启 Outlook 时，必须将 Exchange 邮箱与新文件同步。 最快速的操作方式如下：在“发送/接收”选项卡的“发送和接收”组中，单击“发送/接收所有文件夹”。
自定义设置
如果想要自定义脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 设置(例如该文件在计算机上的保存位置)，请执行下列操作：
如果尚未创建脱机 Outlook 数据文件 (.ost)，请创建该文件。
创建脱机 Outlook 数据文件 (.ost)
单击“文件”选项卡。
单击“帐户设置”，然后再单击“帐户设置”。
在“电子邮件”选项卡上，选择 Exchange Server 帐户，然后单击“更改”。
单击“其他设置”。
单击“高级”选项卡，然后单击“脱机文件夹文件配置”。
在“文件”框中，键入要用作 .ost 文件的文件的路径。
默认的文件名是 Outlook.ost。 如果该文件已经存在，系统会提示您输入新的名称。
单击“文件”菜单，
单击“帐户设置”，然后再单击“帐户设置”。
在“电子邮件”选项卡上，选择 Exchange 帐户，然后单击“更改”。
单击“其他设置”。
请执行下列操作之一：
始终脱机启动 Outlook 单击“手动控制连接状态”，然后单击“脱机并使用拨号网络”。
每次启动 Outlook 时选择是脱机工作还是联机工作 单击“手动控制连接状态”，然后选中“选择启动时的连接类型”复选框。
始终连接到网络 单击“手动控制连接状态”，然后单击“与网络连接”。
Outlook 自动检测是否具有到服务器的连接 单击“自动检测连接状态”。 如果 Outlook 不能连接到邮件服务器，它将自动以脱机模式启动。
注意:若要指定在通知您重试或脱机工作之前等待服务器响应的时间，请在“秒后服务器连接超时”框中键入数字。
