导语:
不管搜索多么方便,毕竟还是要经过“输人关键词”“搜索”“设定文件目标”等几个步骤,如果能更加方便地找到自己想要的文件,不是更好吗?因此我们需要学会如何设置文件夹,并且对文件夹进行再分类,那些传统的电脑内保存文件的方法依然很适用。
但是,在工作中你最好不要把文件分类过细。有人把文件夹设了一层又一层,层层分类管理细致,他们这样做反而有弊端。因为当他们想放文件的时候,一般会产生疑惑,比如“这个文件是什么类型呢?应该放在哪一个文件夹好呢?”文件分得越细,自己的疑惑也就越多,这个时候有一些人就会把过多的时间花在纠结上。在工作之中,我们只要对文件进行大致分类就可以了,能够把文件粗略放进去就够了。
以下的做法可以给你提供参考:
●设置一个名字为“工作”的文件夹,把所有和工作有关的文件都放进去。
●“工作”文件夹下按照不同的公司和领域再设置一个“大分类文件夹”。
●“大分类文件夹”下再按照不同的项目进步设置“小分类文件夹。你只需要把文件夹分为这三个层次,你电脑里的所有文件就会被有效地管理起来了。一般来说, 我们正要处理的文件数量并不是很多,只需要把按项目分的文件夹名称起得详细点, 然后按照时间顺序或名称顺序排列,想要的文件很快就可以找到了。
如果你想找过去的文件,那只需要用搜索功能,找起来很方便。文件夹只需要大致分类就行了,但是为了方便搜索,文件名称要详细一些。最好制定一些规则, 所有的文件都按照这个规则执行,这样方便管理。在整理文件的时候,也有一些小诀窍, 如果你想快速知道哪些文件是最新的,最好还是在文件名称中加上日期,以及项目名称等关键词。有一些人把名称起得很短,看上去很简洁,但是找起来就费力了,为了减少这些没有必要的麻烦,还是把关键词放在文件名称上吧。有时候,客户会发给你一些文件, 这个时候最好把他们所发的文件重新命名,把时间和关键词都放进去,以后需要的时候就很容易搜索到了。
在车间里工作的业绩可以通过产品的好坏来判断,但是白领们的工作业绩般是通过效率来 衡量的。一个人 端坐在电脑前,看上去工作十分认真,但也许他的电脑和文件柜都很乱,他正在浪费大量时间找文件。因此,我们不仅要充分利用好IT设备,还要对其熟练操作,整理好自己的工作文件,这样工作效率才能有所提高。