会计凭证是记录经济业务、明确经济责任、按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。
会计凭证按其编制程序和用途的不同,分为原始凭证和记账凭证。
前者又称单据,是在经济业务最初发生之时即行填制的原始书面证明,如销货发票、款项收据等。
后者又称记账凭单,是以审核无误的原始凭证为依据,常用的记账凭证有收款凭证、付款凭证、转账凭证等。
通过下面一张图来看看会计凭证扮演的角色关系
原始凭证
原始凭证也可叫做“证明凭证”。如出差乘坐的车船票、采购材料的发货票、到仓库领料的领料单等,都是原始凭证。在法律上具有证明效力。
原始凭证按其取得的来源不同,可以分为自制原始凭证和外来原始凭证两类。
(一)自制原始凭证
自制原始凭证是由本单位的经办人员自行填制的仅供内部使用的原始凭证,如收料单、领料单、产品入库单等。
自制原始凭证按其填制手续不同,又可分为一次凭证、累计凭证、汇总原始凭证和记账编制凭证四种。
一次凭证:是指只反映一项经济业务,或者同时反映若干项同类性质的经济业务,其填制手续是一次完成的会计凭证。
如企业购进材料验收入库,由仓库保管员填制的“收料单”;车间或班组向仓库领用材料时填制的“领料单”;以及报销人员填制的、出纳人员据以付款的“报销凭单”等等,都是一次凭证。
累计凭证:在一定期间内,连续多次记载若干不断重复发生的同类经济业务,直到期末,凭证填制手续才算完成,以期末累计数作为记账依据的原始凭证。
如工业企业常用的限额领料单等。
汇总原始凭证:在核算工作中,为简化记账凭证的编制工作,将一定时期内若干份记录同类经济业务的原始凭证按照一定的管理要求汇总编制一张汇总凭证,用以集中反映某项经济业务总括发生情况的会计凭证。
如“发料凭证汇总表”、“收料凭证汇总表”、“现金收入汇总表”等都是汇总原始凭证。汇总原始凭证只能将同类内容的经济业务汇总填列在一张汇总凭证中。
在一张汇总凭证中,不能将两类或两类以上的经济业务汇总填列。
记账编制凭证:根据账簿记录,把某一项经济业务加以归类、整理而重新编制的一种会计凭证。
例如在计算产品成本时,编制的“制造费用分配表”就是根据制造费用明细账记录的数字按费用的用途填制的。
(二)外来原始凭证
外来原始凭证是从外单位取得的凭证(外来原始凭证都是一次凭证)
如企业购买材料、商品时,从供货单位取得的发货票,就是外来原始凭证。
记账凭证
记账凭证按其适用的经济业务,分为专用记账凭证和通用记账凭证两类。
(一)专用记账凭证
专用记账凭证又分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。
收款凭证:用来记录现金和银行存款等货币资金收款业务的凭证,它是根据现金和银行存款收款业务的原始凭证填制的。
付款凭证:用来记录现金和银行存款等货币资金付款业务的凭证,它是根据现金和银行存款付款业务的原始凭证填制的。
转账凭证:是用来记录与现金、银行存款等货币资金收付款业务无关的转账业务(即在经济业务发生时不需要收付现金和银行存款的各项业务)的凭证,它是根据有关转账业务的原始凭证填制的。
转账凭证是登记总分类账及有关明细分类账的依据。
(二)通用记账凭证
通用记账凭证的格式,不再分为收款凭证、付款凭证和转账凭证,而是以一种格式记录全部经济业务。
记账凭证按其包括的会计科目是否单一,分为复式记账凭证和单式记账凭证两类
1.复式记账凭证
2.单式记账凭证