估计对时间管理有兴趣的读者大都了解过番茄工作法，这个方法一直以开源电子书的方式在网络上传播，而在书店能买到的《番茄工作法图解》的作者是瑞典的 Staffan Nöteberg。
今年番茄工作法的 创始人弗朗西斯科·西里洛，终于把电子书重新修改之后出版发行了，上个月出来的简体版。
第109本书
使用这种方法好多年了，特意要了一本书，重读了几遍，看看都新增了哪些内容。
作者经常过多年的演讲和培训，把番茄工作法变成一整套时间管理系统，书中的后半部分还谈到了团队中如何应用番茄工作法。
番茄工作法建立在三个关键元素上：
·对时间的不同看法。这种看法不再聚焦在“流变”上，因此可以减轻焦虑感，提高自我效能感。
·更好地使用大脑。这令我们在学习过程中思维更清晰、思想更专注、反应更灵敏。
·简单上手不复杂的工具。这降低了运用的复杂性，保证了连续性，令我们专注于要完成的目标。许多时间管理方法之所以失败，是因为它们给复杂的手头任务又添了一层复杂性。
工作系统：
番茄工作法的五个阶段，可以用一张图来表示。
实施番茄工作法，你所要做的就是以下几点：
·一个番茄形定时器：这是一个厨房用的定时器。
·一张“今日待办任务”工作表。一天开始之际，我们需要在上面填入以下信息：
·抬头：时间、地点 1、作者。
·按照优先顺序排列的待完成事件列表。
·一项“计划外和紧急活动”。如果出现计划外但不得不处理的事件，把它记录在该项中。这些事件可能会改变一天的计划。
·一份“活动清单”，包括抬头和空格。抬头用来记录作者名字，空格用来填入之后出现的各式各样的活动。在一天结束之际，那些完成了的任务就可以被划掉。
·一份“记录表”。这份表格记录各种原始数据，用来制作相关的报告和图表。根据不同目标记录表设置了不同类别的方格。通常，这张表包括了日期、任务描述、完成每一项任务的番茄工作时数。这张表每日更新一次，通常在一天结束之际完成。
目标一：计算活动所需花费的时间
将番茄定时器设置成25分钟，然后开始“今日待办任务”工作表上的第一个活动。不管是谁使用番茄定时器，一个人或多个人，都应该能清楚看到剩余多少时间
开始第一个番茄时间
一个番茄时间不能被中断，它标志着25分钟纯粹的工作。一个番茄时间也不能被分段，没有所谓半个或者四分之一个番茄时间。最小的时间单位就是一个番茄时间。我们的法则是番茄时间不可分割。如果一个番茄时间被打断，那么这个番茄时间就要作废，一切都要从头开始，设置一个新的番茄时间。当定时器响起，在该项任务后画上一个“×” ，然后休息个3到5分钟。定时器响起意味着当前活动一定结束了，即使只是暂时的。切勿再多工作个“几分钟就好了”，就算你坚信只要再给你几分钟你就可以完成手上的任务了。
每4个番茄时间为一组
每4个番茄时间后，你应该停止手头上的工作，享受一个较长的休息时间，一般是15到30分钟左右。
完成一项任务
如果一项任务完成了，但一个番茄时间还未结束，那么牢记以下法则：一个番茄时间必须有始有终。你可以利用这个机会超量学习，用剩下的时间复习所学，做出小小改进，记下你都学了什么，一直到番茄定时器响起。
·如果你在番茄时间开始后的5分钟内就完成了任务，而且觉得这个任务在上个番茄时间其实就已经收尾了，没必要再重温一次，那么，作为一个例外，当前的番茄时间可不计。
记录
在一天结束之际，完成的番茄时间可以转化成一份记录，然后将已完成的任务在“活动清单”上划掉。
你跟踪和记录的，取决于你的观察对象以及你想要的报告的形式。
一开始，跟踪和记录的目标可以仅仅是计算每项任务需要多少个番茄时间。
重要的不是追踪一个活动的开始时间，而是每项活动所花费的番茄时间数量，这是真正的付出。
改善
记录给使用番茄工作法的人们提供了一个有效的工具，用来自我观察和做决策，改善活动流程。
目标二：减少干扰
干扰主要有两种：内生的和外在的。
内生的干扰
包括起身拿点东西吃、打个貌似紧急的电话、在互联网上找点东西（和手头工作相关或者无关的东西）以及查收邮件。
在工作期间，这些干扰或者拖延的方式被称作内生干扰。内生干扰往往和不能够集中精力息息相关。
我们怎么才能摆脱内生干扰的影响？需要从两方面入手：
1.我们将这些干扰可视化，每当你发现干扰出现，就在你的番茄时间表上画上一个撇号（"）。
2.决定处理它们的方法。你可以按照以下方法处理：
·如果你觉得新任务紧急且无法推后，那么在“今日待办任务”工作表的“计划外&紧急”一栏处记下这个任务。
·将它记录在“活动清单”上，标上“U”（计划外），如果有必要，可以设定完成该任务的截止时间。
·增强你完成进行中的番茄时间的决心。标上撇号·（"）·后继续完成手头工作直到定时器响起。（法则：一个番茄时间必须有始有终。）
我们的目标是要接受这个事实——渴望会出现且不容忽视。客观地看待它们，并安排时间满足它们。
将不紧急的干扰活动记录在“活动清单”上，将其他紧急的干扰活动归类在“今日待办任务”工作表中的“计划外&紧急”一栏
减少干扰的首要任务就是意识到内生干扰的数量和类型。观察这些干扰，接受它们、安排它们或者删除它们。
外在干扰
人在社会环境中免不了被干扰。面对外在干扰，我们要有能力“保护”番茄时间正常进行。
主要处理以下两个方面：
1.将干扰可视化。每当有人或有事要中断番茄时间，就在番茄时间记号旁画上一条短横线（-）。
2.做决定，处理干扰。你可以按照以下方法处理干扰：
·假如新活动必须当天完成，就在“今日待办任务”工作纸的“计划外&紧急”一栏记下它，在左边加上截止日期，用括号括住。
·把活动放入“活动清单”，标记上“U”（计划外），如有必要加上截止日期并用括号括住。
·加强你完成番茄时间的意志力，画上短横线之后，继续工作直到定时器响起。
通过这个方法，你能做到不忘初心，算清一天有多少外在干扰出现，但又不破坏番茄工作法。在下面这个例子中，我们可以看到，在第二个番茄时间进行写一篇题为“如何学习音乐”的文章的任务时，出现了两个外在干扰，它们是被这样处理的
系统性干扰
最自然和最普遍的做法就是腾出一个番茄时间来处理紧急的干扰事件。这种依赖逆转机制保护了正在进行的番茄时间，并将干扰事件纳入下一个番茄时间，从而达成沟通的多种形式。
·要推迟处理紧急事件的番茄时间，越久就好，这样可以缓解干扰的紧急性，增强它们的可控性和可安排性。
·要逐步减少腾给干扰事件的番茄时间。
记录：规划阶段的质性评估错误
查看每天活动的记录情况，看看“活动清单”里标上“U”的活动和“今日待办任务”工作表上“计划外&紧急”一栏的活动。这样一来，在规划阶段，你可以评估自己在针对某个目标所安排活动的数目和类型上的预估能力。并在今后逐步减少它们的出现次数。
目标三：预测活动所需多少工夫
一旦你掌握了番茄工作法并完成了前面两个目标，你就可以开始着手量性预测了。这是一个长期目标，目的是要对一项活动所需多少工夫做出估计。
记住以下法则：如果任务预计要花超过5到7个番茄时间，将它分解开来。
如果活动预计所花时间不够一个番茄时间，把类似活动累积起来。
碰到不用一个番茄时间就能完成的任务，我们有以下两种方法：
·从活动清单中找出性质相同的任务，把它们累积起来凑够一个番茄时间。
·把任务放一边不做预测，等你填“今日待办任务”工作表的时候再将它和其他任务凑在一起。
可能出现的情况
和平时一样，定好定时器，开始列表上的第一个活动，每当定时器响起就在相应方格上画上一个“×”
如果你预测的番茄时间不够用，需要额外的番茄时间才能完成手头任务（量性低估的误差），你可以参考以下两种方法：
·继续手头上的工作，在相应位置画上“×”，不计入新预测。
·在相应位置做出新预测，画在已完成的番茄时间后，用不同颜色或形状表示。通过这种方法，你标明了做第二次或第三次预测的需要并证实了相应的误差
目标四：让番茄时间更高效
当你可以系统地使用番茄时间而不受其他事情干扰且掌握了预测时，你可以升级番茄工作法。
如果你想检查工作完成的质量和方法，看看有没有什么地方可以改进，那么你要另外安排1到2个番茄时间来做这件事。这样，每天在做记录时，观察过程会更快。
以4个番茄时间为一组，升级番茄时间。
目标五：制作时间表
你要定义和尊重一张时间表，绝对不能低估这么做的重要性，理由如下：
时间表给我们设置了界限。假如我们真正明白界限的不可侵犯性，它能帮助我们把界限变得具体并督促我们做事。它促使我们在有限的一段时间里尽最大努力完成任务。番茄工作法就有这样的效果。
时间表将工作时间和自由时间区分开来，后者的最佳定义是用来完成非目标任务或计划外活动的时间。这样的休闲时间是用来补充我们大脑能量的，如果没有休闲时间，创造力、兴趣和好奇心就会消失不见，我们只能不停地消耗自己，直到能量耗尽。毕竟，没有油，发动机就跑不起来。
时间表度量了一天的成果。一旦我们整理好“今日待办任务”·工作表，我们的目标就是在既定的时间里以最高质量完成工作表里的活动。如果时间用尽而工作却没完成，我们可以想法子弄明白哪里出了问题。在这个过程中，我们还能得到极其宝贵的信息，那就是，一天内，我们完成了多少个番茄时间。
使用番茄工作法的时候，浪费了多少时间并不重要，重要的是我们完成了多少个番茄时间。到了第二天，我们在决定有多少个番茄时间可用时，可以参考前一天的数量，根据这个来安排要做的活动。
时间表总是优先于番茄时间。其次，一张有效的时间表总是留有足够的时间让你恢复精力。
组织一张时间表的关键在于，设立时间表时要发挥主观能动性。一般情况下，我们以四个番茄时间为一组，因为这样通常是最有效的。
目标六：定义你个人的提升目标
我们要记录的是那些能够帮助我们实现目标和提升自我的指标。
按重要性排列：
1.使用某种工具意味着增加复杂性，这缘于相对的学习曲线；与纸、铅笔、橡皮擦相比，其他工具的灵活性更小。
2.用最低的复杂性保持追踪，包括记录一些小活动也是如此。选用简单的工具——纸、铅笔和橡皮擦，使用它们是一个有效的脑力活动。
3.用你能够驾驭的工具才能让记录简单有效。在选电子工作表或数据库前，看能否用纸、铅笔和橡皮擦代替。使用一款特别的软件前，看电子工作表或者数据库能否办到。
4.如果运算和可视化变得困难、复杂且重复，你要问自己，是否观察到的所有的指标都需要处理。如果情况确实如此，那么就考虑使用电子工作表、数据库或者特别的软件。一张简单的Excel表格可以轻松处理活动分类，按字母筛选活动、分组和进行各个活动的运算。
5.想象力是防止情况变复杂的最有效武器。
法则
1.一个番茄时间包括25分钟的工作时间和5分钟的休息时间。
2.每完成4个番茄时间，休息15到30分钟。
3.一个番茄时间不可分割。没有所谓的半个番茄时间或四分之一个番茄时间。
4.一个番茄时间必须有始有终。
5.如果一个番茄时间被不停中断，则该番茄时间作废。
6.如果在一个番茄时间没结束就完成了任务，请检查、回顾任务，直到定时器响起。
7.保护番茄工作法。及时告知对方（你目前没有时间），迅速协商、重新安排中断事件并按照协商时间回复来找你的人。
8. 如果任务预计要花超过5到7个番茄工作时间，将它分解开来。将复杂的任务分解成几个小任务。
9. 如果任务预计所花时间不够一个番茄工作时间，把它们累积起来。
10.结果是一个又一个番茄时间的累积。
11.时间表总是优先于番茄工作时间。
12.一个小队，一个番茄时间。
13.下一个番茄时间会更顺利。
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