陪同领导外出,或深入基层检查、指导工作,或出席会议、参观考察,在没有足够随行人员的情况下,我们要身兼数职,首先是秘书,其次是服务员,再次是警卫员。这就要求具备全方位、高水平的综合素养,成为称职的随员。
一,受领任务要清
受领任务主要从领导交待、会议决定、工作部署、活动安排等几个方面中接受领导交办的任务。为此,要认真做好记录,特别要掌握好领导反复交办的事项,把握好工作的重点,考虑好落实的措施,并要紧跟领导的思路。对有些任务还可向领导提出完成的方法和建议,以达到领导外出工作时,力求检查内容全,单位类型全,掌握情况全。
二,领会意图要准
领会意图主要是根据工作任务、领导工作特点和领导讲话、指示进行领会,领会意图的过程,是谋划决策的起步,也是受领任务后进行心理准备和理性思考的过程。做好受领任务和领会意图的工作,既是随从领导外出的一项前提性工作,也是一项重要的基础性工作。
三,准备资料要全
内容包括:行进路线图、所到单位的基本情况、历史沿革、领导名册、当地简况、交通枢纽、民情社情、地方领导、电话号码以及有关数据资料。要做到资料全面,内容完整,图文结合,安全保密,携带方便。
四,制定计划要细
计划内容有:时间、活动内容、行进方式、里程、食宿点等。计划确定后,要及时通报有关单位做好具体安排。计划安排要留有余地,适当安排机动时间,并依情况变化适时修订计划。专人秘书要周密细致地做好各项准备工作,确定出发时间,准备交通工具,通知有关人员。必要时可组织召开协调会,明确跟随领导外出工作时的有关事宜。
五,协调能力要强
领导走走看看,秘书穿针引线。协调工作至关重要。要做到及时、周密、有条不紊,要提醒领导严格按计划逐步实施。协调的内容通常包括:工作安排的变化、活动计划的调整、局部时间的增减、活动内容的删补、领导食宿的安排等。
六,服务保障要好
要兼职做好秘书、警卫和服务工作,做到“三要三有”,即:要保障领导行动顺利,有计划;要保障领导行动安全,有警觉;要保障领导行动需求,有准备。
七,参政意识要强
随从领导外出,要紧跟领导思路,最好要有超前性和预见性,积极主动地出主意、谋策略,做到手勤(记录)、嘴勤(提醒)、脑勤(思维),当好“文件箱”,做好“活字典”,干好“联络员”,唱好“后台戏”。通过跟随领导工作,要善于从正面工作中找准问题,拿出自己的看法,并在适当场合,如会外活动、陪同散步中与领导及时交谈探讨,提出参谋建议。对领导外出期间,无论是正式讲话、一般场合,还是个别交谈中提出的看法,秘书都要心领神会,勤于动脑,同步思维,并及时归纳、综合、整理。
八,角色定位要准
专人秘书在随从领导外出时,始终要把握好自己的配角位置。注重谦虚谨慎、注意工作方法。切忌乱发议论,横加指责。既要积极主动,又要谋划稳妥;既要严格要求自己,竭力维护领导形象,又要注意自身形象。
九,总结汇报要实
返回工作岗位后,专人秘书要将本次领导外出的基本情况,包括检查发现的成绩经验、存在问题、总体看法、所作指示,实事求是地进行综合、归纳和整理后,呈送领导阅批。并根据领导指示,或报送上级,或摘要转发下属单位贯彻执行。这既有利于搞好随从领导外出工作的阶段性总结,也有利于单位内部和领导班子之间的情况交流,同时也可以锻炼秘书认识问题、协助领导驾驭全局的能力。