1. 文件头部分：文件头应包括文件名称、文件字号、日期、机关名称和机关号码、收发文机关名称和机关号码、责任者署名等内容。
例如：
行政处罚决定书
长沙市文化市场综合执法局
（）湘文市场综执法字〔001〕号
3月15日
2. 正文部分：此部分应具体说明事由、处理决定、检查结果等详细信息。正文一般包括问候语、事由、处理决定、要求处理时间、结束语、落款、盖章等内容。
例如：
尊敬的张先生：
经查，您所经营的长沙市明月茶艺馆存在违法行为。根据《中华人民共和国行政处罚法》和《长沙市文化市场综合执法局行政处罚程序规定》，本局做出如下行政处罚决定：
一、责令您立即停止违法行为并整改；
二、处罚款10000元；
三、收缴违法所得29350元；
四、行政拘留7日。
坚决维护市场秩序，维护公平竞争，建设文明城市，望您认真履行法律义务，自觉遵守法律法规，有序经营，更好地为市民服务。
以上行政处罚决定自收到之日起五日内，按照规定缴纳罚款和违法所得，否则采取其他强制措施。
文书盖章
长沙市文化市场综合执法局
时间：3月15日
二、机关公文的写作要点
1. 正确使用语言：公文的语言应准确、简明、规范。（1）准确：避免使用片面的、主观的，含糊不清或不确定的用语，要选用准确、严密、科学、公正、客观的语言；（2）简明：言简意赅，尽量用短小精悍的语言表达；（3）规范：从字面到文意，都要尽量符合公文写作规范和标准。
例如：
不规范：为了从源头上有力地加强管理，我们要对该问题全面展开调查研究，查明问题的实质和深层次原因。
规范：为了加强管理，需要对该问题进行综合调查，查清问题实质和深层次原因。
2. 强调重点：出于强调表达效果的需要，公文中需要特别强调的部分，要用加粗加黑等方式突出（全部用大写字母不规范）。
例如：
为了进一步加强安全管理，保障职工生命财产安全，我们要切实做好安全生产工作，把安全工作摆在更加重要的位置。
3. 注重行文顺序：公文的行文顺序要正确无误，首先是问候语、其次是交待问题、再次是请求处理、最后是结束语等。
例如：
尊敬的关领导：
您好！
现就本部门今年春季义务植树工作情况报告如下：
一、总体工作情况
......
4. 注意标点符号：公文中标点符号的使用要规范和准确，特别要注意准确的主谓宾和范畴划分。
例如：
不规范：为了深化改革，我们该重新审视当前工作的方向，实现与时俱进的目标。
规范：为深化改革，需审视当前工作方向，实现与时俱进目标。
5. 正规格式：除了文本内容，公文的格式也是非常重要的，必须符合正规要求。公文格式的规定：
（1）统一编号：便于文件管理和查阅；
（2）统一大小和字体：提高文件美观度和统一标准；
（3）注意版面设置和对齐方式：提高文件整体的美观度。
三、机关公文的写作流程
1. 制定议题：根据机关工作中的问题和需要，制定讨论议题。
2. 会议讨论：召开会议，对议题进行集体讨论，形成领导的决策。
3. 书面起草：将会议决策内容起草成公文原始文本。
4. 修改审定：将原始文本提交给领导审批修改，修改完毕后进行审核、批准。
5. 盖章送达：经过审核，印刷成文并加盖公章后，送达相关机构或个人。
6. 存档备查：完整记录文件的流转过程，方便日后查档使用。
四、机关公文的注意事项
1. 遵循规范：公文中的语言和格式要遵循规范和标准。
2. 仔细核对：公文写作时要认真校对和仔细核对，避免出现错误。
3. 严谨客观：公文要求严谨、客观，尽量避免使用感性用语和情绪化的情感表达方式。
4. 负责签署：公文一般由相关部门或领导签署，签字后的公文具有法律效应，必须慎重处理。
5. 符合文件级别：公文分为机密、秘密、机要、普通等级别，必须符合相关标准。
六、机关公文的样例
关于对正泰集团有限公司违规操作情况的通报
长沙市工商局
湘工商信()072号
7月12日
各支局：
经查，正泰集团有限公司毫无申请、审批和征得招投标代理机构同意，未经竞价预算和相关法律程序便以电子竞价固定价方式向贵局发起业务申请，严重违反省发展改革委员会《招投标代理机构资格认定和管理规定》。
依据《长沙市工商局行政处罚程序规定》和《中华人民共和国行政处罚法》等相关法律法规，我局酌情作出如下处理：
一、责令正泰集团有限公司马上改正，消除影响，并限期作出书面表示；
二、处罚款20万；
三、对正泰集团有限公司相关责任人员进行严肃问责；
以上行政处罚决定自收到之日起五日内，按照规定缴纳罚款和违法所得，否则采取其他强制措施。
文书盖章
长沙市工商局
1.机关公文写作的基本要求
机关公文具有正式性、权威性、客观性、简明性、明确性等基本要求，写作时应注意这些要求的体现。
2.机关公文的结构
机关公文一般由题目、正文、落款等部分组成，合理构建结构可以提高公文的逻辑性和易读性。
3.机关公文中的语言规范
机关公文中应遵守语言规范，保持语言准确、工整、规范，避免使用生僻字或过于口语化的词汇。
4.机关公文中的用词注意事项
机关公文中的用词应尽量简单明了、精准得当，避免使用褒贬、含糊不清或易引发歧义的词汇。
5.机关公文中的语气要求
机关公文应使用中性语气，不应使用过于主观、情感化、夸张或贬低的词语，保持客观、严谨、稳健的语气。
6.机关公文中的时态使用
机关公文中的时态应以现在时为主，过去时和将来时也可以使用，但需根据实际需要进行调整。
7.机关公文的格式
机关公文的格式应遵循国家和行业的规定标准，包括纸张规格、字体和字号、行距和间距、段落格式等。
8.机关公文中的案由
机关公文的案由应简明扼要、准确清晰，并突出公文的主旨。
9.机关公文中的主题
机关公文的主题应简洁明了、言简意赅，且必须与案由有机联系，不可偏离主体内容。
10.机关公文中的行文思路
机关公文中的行文思路应清晰、逻辑严密、条理分明，全文要一气呵成、衔接紧密。
11.机关公文中的陈述方式
机关公文中的陈述方式应准确、简便、明确，并切实反映本案的情况、要求和结论。
12.机关公文中的措辞注意事项
机关公文中措辞要简洁明了，动词和名词的搭配要得当，词语组合要准确恰当。
13.机关公文中的书写规范
机关公文的书写应整洁工整，纸张要选用高质量的A4纸，避免使用脆弱、易污染的纸张。
14.机关公文的标题与副标题
机关公文的标题和副标题应根据公文的主旨和内容来确定，必须与文本有机联系。
15.机关公文中的文句结构
机关公文中的文句应结构紧凑、严谨规范，语意准确正确，使读者能够快速理解文意。
16.机关公文中的停顿与连接
机关公文中应合理使用逗号、句号、叹号、问号等标点符号，用以标示停顿和连接。
17.机关公文中的逻辑和语法
机关公文中应注意逻辑和语法的准确性，语言表述要精确清楚。
18.机关公文中的缩略语和术语
机关公文中的缩略语和术语应使用恰当，避免使用过多生僻的术语和缩略语。
19.机关公文中的数字与计量单位
机关公文中写数字和计量单位时应遵守国家和行业规定，使用规范化、统一的格式。
20.机关公文中的署名和签名
机关公文的署名和签名应明确、准确，与公文内容相符，并符合规定。
21.机关公文中的抄送和传阅
机关公文中的抄送和传阅要准确、规范，注明抄送对象和传阅单位，避免误传和漏传。
22.机关公文中的附件和资料
机关公文中的附件和资料应与主题有关，完整清晰，符合规定格式和标准。
23.机关公文中的拟稿人和审核人
机关公文中的拟稿人和审核人应具有一定的业务素质和写作能力，严格遵守程序和规范。
24.机关公文中的把握原则
机关公文中的把握原则应详尽、全面、准确，且要取得审批、批准和实施等程序。
25.机关公文中的意见表达
机关公文中表达意见时应准确、明确、有说服力，阐述问题的实质，并提出合理的建议。
26.机关公文中的布局和排版
机关公文的布局和排版应合理分配空间，注明各个模块的标题和字体大小、加粗，美观实用。
27.机关公文中的换行和缩进
机关公文中的换行和缩进应恰当，排版要整齐，保证读者一目了然。
28.机关公文中的行文精炼
机关公文的行文应精炼、简洁，不过于啰嗦，尽可能传递最重要的信息。
29.机关公文中的言行具体
机关公文的言行应具体、明确，不留歧义，让读者理解后能够进一步实行。
30.机关公文中的标点符号
机关公文中的标点符号应规范，准确使用有助于更好地表达意思。
31.机关公文中的发文机关
机关公文中的发文机关应在落款处明确，不可遗漏，保证公文的准确性和合法性。
32.机关公文中的发文日期
机关公文中应注明发文日期，通信过程中需提前通知相关机构按时回复。
33.机关公文中的回复
机关公文中需对有关问题进行回复时，应明确问题、阐明结论，并对后续工作提出建议。
34.机关公文中的追踪
机关公文中的追踪应按照规定程序进行，保证工作的透明化和规范化。
35.机关公文中的引证
机关公文中的引证应准确、充分，便于读者查阅相关资料。
36.机关公文中的词性分析
机关公文中的词性分析应准确，掌握词语的实际含义，从而避免语言歧义。
37.机关公文中的语音基础
机关公文中的语音基础应准确，体现声音和语调的变化。
38.机关公文中的语境
机关公文中的语境应准确，掌握文本语言上下文含义和背景，较好地将不同层次的语言理解和交流应用于实践。
39.机关公文中的一般情况
机关公文中的一般情况应按照规定程序进行处理，常常涉及到许多细节问题，需要准确处理。
40.机关公文中的通信过程
机关公文中的通信过程应遵循某种规定的程序，形成反馈机制。
41.机关公文中的实现
机关公文中的实现应明确目标、阐明思路和路径，达到预期目标。
42.机关公文的写作技巧
机关公文的写作技巧应灵活、多样，注重解决实际问题和提高工作质量。
43.机关公文的审查和修改
机关公文的审查和修改应由专业人员进行，进行质量把关。
44.机关公文的密级
机关公文的密级应根据实际情况进行分类，并明确保密等级和保密期限。
45.机关公文的加盖公章
机关公文的加盖公章应遵循要求程序，在合适的位置加盖公章。
46.机关公文的打印和复印
机关公文的打印和复印应使用高质量的打印机或复印机，避免出现模糊或不清晰的情况。
47.机关公文的装订方式
机关公文的装订方式应根据公文的需求进行定制，能够保证公文的整洁美观和安全保存。
48.机关公文的保管和归档
机关公文的保管和归档应遵循相关规定，加强保密，确保公文的安全性和可查询性。
49.机关公文的传达渠道
机关公文的传达渠道应依据目标对象定制传递方式，包括传真、电邮、短信、快递等多种方式。
50.机关公文的行政效力
机关公文的行政效力应符合法律法规的规定，能够具体化实际工作内容，推动相关工作的进展。
